ЗАТВЕРДЖУЮ:
Директор Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської
Л.О. Новакова
“ 20 ”   лютого       2004 р.

 

ІНСТРУКЦІЯ
взаєморозрахунків відділів бібліотеки з відділом зберігання основного фонду

 І. Основні правила користування документами відділу зберігання основного фонду. Виявлення заборгованості. 

1.1. Відділ зберігання основного фонду (ЗОФ) видає документи структурним підрозділам згідно читацьких вимог на термін користування нею користувачем. МБА та комплексного обслуговування підприємств – на 1 місяць (єдині примірники та документи підвищеного попиту – видаються від 5 до 15 днів). Для книжкових виставок, переглядів та інших заходів – на час їх дії.  Абонементу співробітників бібліотеки – на 1 місяць (єдині примірники та документи підвищеного попиту видаються на термін до 15 днів, а в разі запиту документа користувачами бібліотеки повертається негайно). Технологія видачі документів регулюється технологічною інструкцією обслуговування користувачів за формою читального залу в Донецькій ОУНБ від 15 січня 2004 року. 

1.2. Використані документи у ЗОФ здаються у встановлений час:
-         структурними підрозділами – щоденно з 8.00 до 9.00, окрім п’ятниці та санітарного дня;
-         МБА та комплексного обслуговування підприємств – у день повернення документів абонентом;
-         співробітники бібліотеки – щоденно з 12.00 до 14.00, окрім п’ятниці та санітарного дня.

1.3. Документи здаються представником структурного підрозділу бібліотекарю відділу ЗОФ, що відповідає за приймання документів.

1.4. Бібліотекар відділу ЗОФ вилучає картку на документ з картотеки поточної видачі документів, представник структурного підрозділу перевіряє відповідність картки та документа, закреслює дату видачі та підпис бібліотекаря і вкладає картку в документ.

1.5. У разі відсутності картки в картотеці поточної видачі представник структурного підрозділу виписує на цей документ, на якій ставить свій підпис бібліотекар відділу ЗОФ, що підтверджує цим прийняття документа у фонд відділу ЗОФ. Картка з підписом бібліотекаря відділу ЗОФ розставляється у топографічну картотеку структурного підрозділу.

1.6. Відомості про кількість переданих документів заносяться працівником структурного підрозділу у зошит обліку.

1.7. Щоквартально бібліотекар відділу ЗОФ переглядає картотеку поточної видачі з метою виявлення заборгованості.

1.8. Картки на документи, термін користування якими закінчився, вилучаються з картотеки поточної видачі та на їх підставі складаються списки заборгованості структурних підрозділів.

1.9. Складені списки підписуються відповідальними за роботу по заборгованості та разом з картками передаються до структурних підрозділів.

ІІ. Порядок роботи щодо ліквідації заборгованості у відділі ЗОФ

2.1. Робота по ліквідації заборгованості відділу ЗОФ покладається на бібліотекарів структурних підрозділів, які щоквартально здійснюють контроль за картотекою поточної видачі та проводять роботу щодо ліквідації заборгованості.

2.2. Відповідальні структурних підрозділів приймають картки заборгованості від бібліотекаря відділу ЗОФ, звіряють їх кількість зі списком, в кінці якого ставлять свій підпис.

2.3. Відповідальні структурних підрозділів розподіляють картки за галузями знань та передають бібліотекарям, за якими закріплена відповідна частина фонду. Передача відображується  у зошиті обліку роботи з картотекою поточної видачі.

2.4. Знайдені документи передаються відповідальному за роботу з картотекою поточної видачі для передачі до фонду відділу ЗОФ.

2.5. У тому випадку, якщо документ необхідний для роботи користувачеві, або використовується на виставці, перегляді літератури, картка з відповідною поміткою передається до відділу ЗОФ для розстановки у картотеку поточної видачі.

2.6. Картки на незнайдені у фонді структурного підрозділу документи звіряються з топографічною картотекою структурного підрозділу. У разі виявлення дублетної картки з датою передачі документа у відділ ЗОФ більш пізніше, ніж дата видачі у структурні підрозділи, на картці картотеки поточної видачі ставиться відмітка “передана до відділу ЗОФ”.

2.7. Якщо документ не знайдено у фонді структурного підрозділу, картка з поміткою “немає у ..... відділі, секторі” та датою останнього пошуку передається до відділу ЗОФ для перевірки на полицях та в картотеках інших відділів, секторів.

2.8. Картки з поміткою “передана до відділу ЗОФ” передаються відділу ЗОФ для вилучення з картотеки поточної видачі структурним підрозділам.

2.9. Користувачі абонементу співробітників бібліотеки повинні щорічно ліквідувати заборгованість. У разі не можливості повернення взятих документів співробітник несе відповідальність на загальних умовах.

ІІІ. Порядок роботи відділу ЗОФ із картотеками заборгованості

3.1. Бібліотекар відділу ЗОФ, який відповідає за роботу по ліквідації заборгованості, здійснює приймання документів від структурних підрозділів бібліотеки, перевіряє повноту повернутих карток, переглядає відмітки відділів, секторів бібліотеки.

3.2. Якщо на картці стоїть відмітка, що документ у користувача, бібліотекар відділу ЗОФ продовжує термін користування документом і ставить картку в картотеку поточної видачі

3.3. У разі пред’явлення структурним підрозділом розписки про здачу документа, картка передається бібліотекарю відділу ЗОФ, який відповідає за розстановку цього розділу фонду для розшуку документа.

3.4. У списках заборгованості робиться відмітка “здано”, якщо документ повернуто до відділу ЗОФ, або “немає”, якщо документ не знайдено.

3.5. Документи, що не знайдено у фондах структурних підрозділів перевіряються відповідальним за роботу по заборгованості у фонді відділу ЗОФ, картотеках видачі. У разі відсутності документа картка з поміткою “відсутнє” та датою перевірки повертається у картотеку щоденної видачі відповідного структурного підрозділу.

3.6. Після закінчення роботи з перевірки заборгованості відповідальний за цю роботу відмічає кольоровим олівцем на картках дату видачі на повернутих у відділ ЗОФ документів, у списках вказується їхня кількість.

3.7. У книзі реєстрації заборгованості після кожної перевірки вказується кількість документів, що залишилися як заборгованість.

3.8. Документи, що не знайдені розшукуються протягом трьох років, після чого ставиться питання про вилучення цих документів з фонду, списки передаються на розгляд комісії по вилученню документів.

3.9. Загальний контроль за виконанням термінів користування документами відділу ЗОФ здійснює зав. відділом ЗОФ.

3.10. Відповідальність за несвоєчасне повернення документів у відділ ЗОФ несуть зав. структурними підрозділами та співробітники абонементу співробітників.