З А Т В Е Р Д Ж У Ю:
Директор Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської
Л.О. Новакова
“27” листопада 2003 р.
І Н С Т Р У К Ц І Я
про порядок списання бібліотечних фондів у Донецькій обласній універсальній науковій бібліотеці ім. Н.К. Крупської
І. Загальні положення
1.1. Інструкція визначає загальні правила та порядок списання бібліотечних фондів відповідно до діючих нормативних документів: “Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ”, затвердженої наказом Державного казначейства України № 64 від 17.07.2000 р., “Інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ”, затвердженої наказом Державного казначейства України, Міністерства економіки України № 142/81 від 10.08.2001 р., “Інструкції зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів”, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України № 125/70 від 02.12.1997 р., міждержавного стандарту ГОСТ 7.20-2000 “Бібліотечна статистика”, введеного з 01.01.2002 р., ст. 23 Закону України “Про бібліотеки і бібліотечну справу” від 16.03.2000 р. № 1561.
1.2. Для списання вилучених з бібліотеки документів створюється за наказом директора постійно діюча комісія, що поновлюється щорічно або за потребою. До складу комісії входять: директор або його заступник (голова комісії), головний бухгалтер або його заступник або інші працівники бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності), особи, на яких покладено відповідальність матеріальних цінностей, інші посадові особи (на розсуд директора), а саме: заст. голови – зав. відділом зберігання основного фонду, члени комісії – зав. відділом комплектування, зав. сектором обмінного фонду.
1.3. У разі необхідності до роботи комісії залучаються зав. відділами інших структурних підрозділів та для консультації фахівці відповідної галузі з активу користувачів.
ІІ. Порядок виявлення та відбору документів для вилучення з бібліотечних фондів
2.1. Визначення одиниць обліку для вилучення документів та видів видань, неопублікованих документів здійснюється відповідно до міжгалузевого стандарту “Бібліотечна статистика”.
2.2. Списанню підлягають документи за такими причинами:
- непридатні для подальшого використання (зайві примірники, непрофільні, дефективні);
- виявлені в результаті інвентаризації як недостача;
- морально застарілі;
- фізично зношені;
- втрачені користувачами і замінені рівноцінними;
- пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що їх відновлення є неможливим і економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані).
2.3. Списання документів з бібліотечного фонду здійснюється шляхом їх продажу; безоплатної передачі; ліквідації (на підставі акту і здачі як макулатури до відповідних організацій).
2.4. Виявлення та відбір документів для вилучення здійснюється на підставі вивчення складу і використання фонду шляхом його суцільного перегляду. Документи, що готуються до вилучення, звіряються з довідковим апаратом бібліотеки, при цьому з’ясовується кількість примірників документів, що залишаються у фонді, наявність виправлених і доповнених видань.
2.5. Зав. відділом, з фонду якого вибувають документи, відповідає за якість їх відбору. Відібрані документи зав. відділом розподіляє по групах: на депозитарне зберігання, в обмінний фонд, на абонемент, інші відділи, для вилучення у відповідності з причинами і подає заявку на розгляд комісії списання документів бібліотечного фонду.
2.6. На засіданнях комісії списання документів бібліотечного фонду у присутності зав. відділом, з фонду якого проводиться списання, приймається рішення по кожному документу, встановлюється конкретна причина списання та приймається рішення про доцільність подальшого зберігання документа у фонді.
2.7. У випадках, коли необхідна оцінка компетентних фахівців або зав. відділами вони запрошуються для консультації.
ІІІ. Порядок вилучення документів з фонду бібліотеки
3.1. За результатами роботи комісії складається акт бібліотекарями відділу, сектору, з якого списуються документи. Акт складається відповідно до “Інструкції зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів”, затвердженої Головним управлінням Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 2.12.1997 р. № 125/70, типової форми 03-5 (бюджет) “Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури” (додаток № 1). Акт підписує і несе відповідальність за правильність його складання зав. відділом, сектором, з якого вибувають документи.
3.2. В один акт включається не більше 300 документів, що вилучаються з однієї причини.
3.3. Акти на списання документів складаються у двох примірниках. Документи в списку розташовуються у порядку зростання інвентарних номерів. Допускається підготовка актів в одному примірнику з доданням титульних листів. Такі акти складаються на документи, що не підлягають передачі іншим бібліотекам або продажу, а здаються як макулатура.
3.4. В актах на списання документів, що не зараховані до балансу бібліотеки і не мають інвентарних номерів загальна вартість документів та їх вартість у списку не вказується.
3.5. Акти на списання документів з причини непридатні для подальшого використання (непрофільні, дублетні для передачі в обмінний фонд) складаються в 2-х примірниках, один з яких передається разом із документами до обмінного фонду.
3.6. Акти на списання документів втрачених користувачами і замінених рівноцінними складаються за загальними правилами на підставі “Зошиту обліку документів, що прийняті замість втрачених від користувачів”. В акті вказуються початковий і кінцевий номер документів, що вилучаються і відповідають запису “Зошиту...”, де вказується № акту і дата. Додатково складається один примірник акту на прийняття документів, що передаються до відділу комплектування. В акті вказується початковий і кінцевий номер документів, що приймаються і відповідають “Зошиту...”, де вказується № акту і дата.
3.7. Акти на списання документів втрачених користувачами, що померли або невідоме їх місцезнаходження складаються за загальними правилами. До них додаються довідки адресної служби або інші підтверджуючи документи.
3.8. Акти на списання документів, що вибули внаслідок аварій, стихійних подій, встановлених і зафіксованих крадіжок складаються за загальними правилами, до акта про списання додається акт про аварію, стихійні події з поясненням причин, що виникли та вказуються заходи, прийняті щодо винних осіб або заключення, протокол з міліції у разі крадіжок.
3.9. Акти на списання документів як недостача, виявлені в результаті інвентаризації: понад природних втрат, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі та інше), а також, коли конкретні винуватці не встановлені (втрати від нерозкритих крадіжок тощо) складаються лише після висновків комісії з інвентаризації і після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому. Вони складаються за загальними правилами, а також вказується причина вибуття та додаються заходи, яких вжито задля попередження таких втрат.
3.10. Дозвіл на списання з балансу бібліотечних фондів надається директору бібліотеки, управлінню культури облдержадміністрації та головним розпорядником бюджетних коштів в залежності від вартості матеріальних цінностей та причин списання.
3.11. Дозвіл на списання документів бібліотечного фонду як таких, що непридатні для подальшого використання, морально застарілі, фізично зношені, втрачені користувачами і замінені рівноцінними, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за винятком виявлених в результаті інвентаризації як недостача) надаються у такому порядку:
- вартістю за одиницю (комплект) в розмірі до 2500 грн. – з дозволу директора бібліотеки;
- вартістю за одиницю (комплект) в розмірі від 2500 грн. до 5000 грн. – з дозволу управління культури облдержадміністрації;
- вартістю за одиницю (комплект) в розмірі понад 5000 грн. – з дозволу обласної державної адміністрації або відповідного рішення органів місцевого самоврядування в межах, визначених законом.
3.12. Недостача документів бібліотечного фонду, виявлена в результаті інвентаризації: понад норми природних втрат, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі та інше), а також, коли конкретні винуватці не встановлені (втрати від нерозкритих крадіжок тощо), списуються з балансу бібліотеки лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому в такому порядку:
- за кожним випадком недостач або псувань документів бібліотечного фонду на суму до 2500 грн. включно – з дозволу директора бібліотеки;
- за кожним випадком недостачі або псування документів бібліотечного фонду на суму від 2500 до 5000 грн. включно – з дозволу начальника управління культури облдержадміністрації;
- за кожним випадком недостачі або псування документів бібліотечного фонду на суму понад 5000 грн. – з дозволу керівника центрального органу виконавчої влади або іншого розпорядника бюджетних коштів, голови обласної державної адміністрації.
3.13. Списання документів бібліотечного фонду проводиться за первісною вартістю або за відновлювальною вартістю (у разі проведення індексації або переоцінки фондів).
3.14. Акт підписується членами комісії, а при залученні фахівців для консультації вони також підписують акт. Підписаний акт передається для затвердження директору.
3.15. Затверджений акт передається до відділу зберігання основного фонду (ЗОФ) для вилучення індикаторних карток, що здійснюється бібліотекарем відділу ЗОФ під диктовку списку бібліотекарем відділу, сектору з якого вибувають документи. Відповідальність за відповідність акта і карток несе зав. відділом, сектором з фонду якого вилучаються документи.
3.16. Зав. відділом, сектором, з фонду якого вибувають документи, передає акт та індикаторні картки відділу обробки документів. При прийманні карток бібліотекар відділу обробки на зворотній стороні акта робить відмітку “Картки у кількості ________ прийняті. Дата. Підпис.”. У разі невідповідності акта індикаторним карткам він повертається відділу, сектору на доробку.
3.17. Вилучення карток з усіх каталогів бібліотеки на документи, що вибувають, здійснює відділ обробки документів на підставі індикаторних карток. На звороті останнього аркуша акта помічається “Картки з каталогів вилучено. Дата. Підпис”.
3.18. Про випадки вилучення останнього примірника документа з фонду бібліотеки повідомляється голова комісії. Остаточне рішення про вилучення таких документів приймається на наступному засіданні комісії. При необхідності подальшого зберігання такі видання повертаються до фонду, а акт повертається на доробку.
3.19. Відділ обробки документів передає акт зі списком відділу комплектування для відмітки про вилучення в інвентарних книгах. Відділ комплектування після внесення даних у книгу сумарного обліку бібліотечного фонду готує у 2-х примірниках довідку про вилучення документів, один з яких передає в бухгалтерію. На зворотній стороні акта помічається “По даному акту вилучено __________ документів на суму _________ згідно з книгами сумарного та інвентарного обліку під № ______. Окрім того вилучено ___________ брошур, ________ спецвидів, ________ листових матеріалів тощо, що не стоять на балансі”. Рух бібліотечного фонду відображається в автоматизованому режимі у комп’ютерній програмі та у книзі сумарного обліку.
3.20. Зав. відділами, секторами з фондів яких вибувають документи, щоквартально заносять дані у книгу сумарного обліку фонду структурного підрозділу.
3.21. До обмінного фонду передаються акти на документи, що вибули за причинами: непридатні для подальшого зберігання (непрофільні, дублетні). Відділ, сектор, з якого вилучаються документи передає акт і документи до обмінного фонду після вилучення даних відділом комплектування з облікових документів бібліотеки.
3.22. Передача документів з обмінного фонду регулюється відповідною інструкцією бібліотеки.
3.23. Не замовлені бібліотеками документами з обмінного фонду вилучаються на загальних підставах, але акт до відділу комплектування і бухгалтерії не подається.
3.24. Вилучені документи здаються установам, що займаються заготівлею макулатури. Квитанції про їх здачу передаються до бухгалтерії.
3.25. Акти на вилучені документи з фонду бібліотеки та списки до них зберігаються 10 років, після чого підлягають знищенню згідно з нормативами зберігання в установленому порядку.
