З А Т В Е Р Д Ж У Ю:
Директор Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської
Л.О. Новакова
“ 15 ” січня 2004 р.
ІНСТРУКЦІЯ
з обліку документів бібліотечного фонду Донецької обласної універсальної наукової бібліотеки ім. Н.К. Крупської
І. Загальні положення
1.1. Інструкція регулює облік бібліотечного фонду відповідно до нормативних документів: ГОСТа 7.20-80 “Одиниці обліку фондів бібліотек та органів науково-технічної інформації”; ДСТУ 3017-95 “Видання. Основні види. Терміни та визначення”; міждержавного стандарту” ГОСТ 7.20-2000 “Бібліотечна статистика”, введеного з 1.01.2002 р.; “Інструкції з обліку основних засобів та необоротних активів бюджетних установ”, затвердженої Державним казначейством № 64 від 17.07.2000.
1.2. Інструкція визначає одиниці обліку документів бібліотечного фонду та регулює процеси обліку.
ІІ. Визначення понять
2.1. Примірник – це кожна окрема одиниця документа, що включається у фонд або вибуває з нього.
2.2. Назва – це кожне нове або таке, що повторюється видання, інший документ, що відрізняється від інших заголовком, вихідними даними або іншими елементами оформлення.
2.3. Підшивка (палітурня одиниця) – це сукупність номерів періодичних видань (документів), що сшиті, переплетені або скріплені іншим способом в одне ціле і прийнятих за одну облікову одиницю фонду.
2.4. Річний комплект – це сукупність номерів (випусків) періодичних видань за рік, прийнята за одну облікову одиницю фонду.
ІІІ. Загальні підходи до обліку бібліотечного фонду
3.1. Обсяг фонду бібліотеки обчислюється в уніфікованих одиницях.
3.2. Основними одиницями обліку для усіх видів документів є примірник і назва.
3.3. Основними одиницями обліку обсягу фонду друкованих видань, неопублікованих і аудіовізуальних документів, електронних видань є примірник і назва.
3.4. Облік обсягу фонду журналів і газет проводиться в прмірниках, назвах, річних комплектах, підшивках.
3.5. Додатковими одиницями обліку обсягу фонду є річний комплект, підшивка (палітурня одиниця).
3.6. Облік обсягу фонду в назвах застосовується для нових надходжень.
3.6.1. Повторне видання враховується як нова назва, якщо воно доповнено та (або) перероблено.
3.6.2. Багатотомне видання, об’єднане загальним заголовком, враховується як одна назва, за винятком томів, що мають індивідуальний заголовок.
3.6.3. Копія видання або неопублікованого документа незалежно від виду носія враховується так само, як оригінал.
3.7. Додатки до видань (карти, атласи, таблиці, пояснювальні записки, покажчики географічних, назв, ноти, грамплатівки, плакати, CD-ROM, дискети і т.п.), що не мають самостійного значення, окремо не обліковуються.
3.8. Самостійні видання, об’єднані в одній підшивці (конволюті), враховуються як окремі примірники й окремі назви.
IV. Облік окремих видів видань та неопублікованих документів
4.1. Книги та брошури:
4.1.1. Кожна книга або брошура, що входить у серію, враховується як окрема назва.
4.1.2. Кожна з брошур, випущених в об’єднуючій їх видавничій папці (обкладинці), враховується як окрема назва.
4.2. Періодичні видання:
4.2.1. основними одиницями обліку обсягу фонду журналів є примірник1 (том, номер, випуск) і назва видання за всі роки його надходження у фонд незалежно від зміни заголовка журналу.
4.2.2. Основними одиницями обліку обсягу фонду газет є річний комплект газет, що підлягає постійному збереженню в даному фонді, і назва комплекту видання за всі роки його надходження у фонд незалежно від зміни заголовка видання.
___________________
1Примітка – Додатково допускається облік обсягу фонду у номерах (для не переплетених газет) і підшивок (палітурних одиницях).
4.2.3. Одиницями обліку одноденних (разових) газет служать примірник (номер, випуск) і назва газети.
4.3. Видання, що продовжуються:
4.3.1. Основними одиницями обліку обсягу фонду видань, що продовжуються є примірник (том, випуск) і назва комплекту видання за всі роки його надходження у фонд незалежно від зміни заголовка видання.1
4.3.2. Кожна серія видання, що продовжуються має самостійну нумерацію випусків, враховується як окрема назва.
4.3.3. Кожен самостійний том (випуск) видання, що продовжуються враховується як окрема назва.
4.4. Нотні видання:
4.4.1. Одиницями обліку нотних видань є примірник і назва.
4.4.2. Окремі партії (голосу), об’єднані з партитурою (клавіром) в одному виданні, а також партії, об’єднані, видавничою папкою (обкладинкою), враховуються як один примірник і одна назва.
4.4.3. Окремі партії (голосу) і партитура (клавір), видані як самостійні, враховуються як окремі примірники.
4.4.4. Самостійні нотні видання, об’єднані в одній підшивці (конволюті), враховуються як окремі примірники й окремі назви.
4.5. Картографічні видання:
4.5.1. Карта, видана на декількох арушах, об’єднаних загальним заголовком, враховується як один примірник і одна назва.
4.5.2. Кожний самостійний аркуш серійної карти обліковується як окремий примірник і окрема назва.
4.6. Образотворчі видання:
4.6.1. Листові видання, об’єднані видавничою папкою (обкладинкою, манжеткою, обгорткою) обліковується як один примірник і одна назва.
4.6.2. Кожен аркуш образотворчого видання не об’єднаний видавничою папкою (обкладинкою, манжеткою, обгорткою), обліковується як окремий примірник і окрема назва.
4.7. Листові текстові видання:
4.7.1. Листові, текстові видання, видані в об’єднаній видавничій папці (манжетці), враховуються як один примірник і одна назва.
4.8. Спеціальні види нормативних документі:
4.8.1. Стандарти і каталоги промислового устаткування і виробів, видані в об’єднуючій їх видавничій папці (обкладинці), при наявності на папці загальної ціни, змісту усього видання і єдиних вихідних даних, обліковуються як один примірник і одна назва.
4.8.2. Стандарти і каталоги промислового устаткування і виробів видані окремими аркушами, якщо кожний з них має свої вихідні дані, ціну, тираж обліковуються як окремий примірник і окрема назва, навіть якщо вони об’єднані одною папкою (обкладинкою).
4.9. Депоновані наукові роботи
4.9.1. Депонована наукова праця (робота в двох примірниках і супровідні документи до неї), що знаходяться в окремій папці, враховується як один примірник і одна назва.
4.10. Неопубліковані документи:
4.10.1. Неопубліковані документи, зброшуровані або об’єднані в окремій папці, враховуються як один примірник і одна назва.
4.10.2. Для конструкторської документації: одиницею обліку є креслення або повний комплект конструкторських документів, що відносяться до одного виробу.
V. Облік аудіовізуальних документів
5.1. Фонодокументи
5.1.1. Одиницями обліку обсягу фонду фонодокументів є примірник і назва.
5.1.2. Примірником фонодокументів є: диск – для грамплатівок, компакт-дисків; котушка, касета, бобіна – для магнітних фонограм.
5.1.3. Окремо видана грамплатівка, компакт-диск обліковуються як один диск і одна назва. Комплект (альбом) грамплатівок, компакт-дисків, об’єднаних загальною назвою, враховується по кількості дисків і одній назві.
5.1.4. Магнітна фонограма на одній котушці (касеті) обліковується як одна котушка (касета) і одна назва. Магнітна фонограма на декількох котушках (касетах), об’єднаних загальною назвою, обліковується по кількості котушок і одній назві.
5.1.5. Окремо випущений фонодокумент або комплект фонодокументів, об’єднаних загальним заголовком, обліковується як одна назва незалежно від числа записаних творів.
5.1.6. Повторно виданий фонодокумент обліковується як нова назва, якщо має виробничий або фірмовий номер (номери), відмінний від попереднього видання з аналогічною назвою.
5.2. Відеодокументи:
5.2.1. Одиницями обліку фонду відеодокументів є примірник і назва.
5.2.2. Примірником відеодокументів є касета або диск.
5.2.3. Загальний обсяг фонду відеодокументів обліковується по кількості касет або дисків.
5.2.4. Відеодокументи враховуються за правилами, встановленими у п.п. 5.1.3-5.1.5.
5.3. Кінодокументи:
5.3.1. Одиницею обліку фонду кіно документів є бобіна.
5.3.2. Кінофільм враховується як одна назва незалежно від числа складових його частин (бобін).
5.3.3. Загальний обсяг фонду кінофільмів обліковується по кількості бобін.
5.3.4. Діафільм обліковується як одна назва незалежно від числа складових його частин (рулонів).
5.3.5. Загальний обсяг фонду діафільмів обліковується по кількості рулонів.
5.4. Фотодокументи:
5.4.1. Одиницями обліку фонду фотодокументів є примірник і назва.
5.4.2. Примірником фотодокументів є кадр.
5.4.3. Комплект діапозитивів обліковується як одна назва незалежно від числа складових його сюжетів (кадрів).
5.4.4. Загальний обсяг фонду діапозитивів обліковується по кількості кадрів.
5.5. Документи на мікроформах:
5.5.1. Одиницями обліку фонду документів на мікроформах є примірник і назва.
5.5.2. Примірником документів на мікроформах є: фіша – для мікрофіш; рулон – для мікрофільмів.
5.5.3. Комплект фіш, об’єднаних загальною назвою, враховується як одна назва.
5.5.4. Загальний обсяг фонду документів на мікрофішах обліковується по кількості.
5.6. Аудіовізуальні документи (АВД), що є додатком до інших видів документів, окремому обліку не підлягають.1
VI. Облік електронних даних
6.1. Одиницями обліку електронних видань є примірник і назва.
6.2. Примірником для електронних видань є дискета й оптичний диск (CD-ROM і мультимедіа).
__________________
Примітка – При складних випадках визначення основного носія інформації і додатків до нього за основний носій, що підлягає обліку є текстовий документ
6.3. Електронні видання враховуються за правилами, встановленими у п. 5.1.3.
VII. Об’єкти та одиниці обліку бібліотечного фонду
7.1. Сумарному обліку підлягають усі види документів, що надходять до бібліотеки, або вибувають з неї незалежно від виду документа та його матеріальної основи відповідно до затвердженої форми сумарної книги.
7.2. Індивідуальному (інвентарному) обліку підлягають документи обсягом понад 48 стор. і беруться на баланс бібліотеки, але не підлягають прийманню на баланс та інвентарному обліку документи до 48 стор., періодичні видання, програми для вивчення різних дисциплін, методичні матеріали, розроблені кафедрами, плакати, буклети, дитячі альбоми для розфарбування та вирізання, календарі на поточний рік і інші документи, що використовуються для організації наочної агітації і масових заходів, брошури обсягом до 48 стор., дискети. Індивідуальному обліку також підлягають нотні видання – незалежно від обсягу сторінок; CD-ROM, що мають самостійне значення, аудіо-, відеодокументи, грамплатівки, мікрофіші.
7.3. Інвентарний облік здійснюється в електронній формі, а окремі аркуші інвентарного обліку роздруковуються і переплітаються.
7.4. Сумарні книги бібліотеки та структурних підрозділів повинні бути прошиті та пронумеровані, і затверджені підписом директора і печаткою.
7.5. Для окремих видів документів використовуються різні інвентарні номери з буквами перед номером: І – документи іноземними мовами Гр – грамплатівки Н – ноти М – CD-ROM A – відео, аудіо матеріали К – документи Бібліотеки Канадсько-українського центру
7.6. На документи, що беруться на баланс складається акт і передається до бухгалтерії.
7.7. Підставою для обліку документів, що надійшли є накладна, акт або інший супроводжувальний документ.
7.8. На документи, що надійшли без супроводжувального документу складається акт, проводиться їх оцінка за ринковими вільними цінами на аналогічні документи. Облік таких документів здійснюється на загальних підставах.
7.9. Порядок виключення та проведення інвентаризації бібліотечних фондів проводиться згідно з діючими в бібліотеці відповідними інструкціями.
7.10. Інвентарні та сумарні книги зберігаються постійно і знищенню не підлягають.
