Затверджую:
Директор ДОУНБ ім. Н.К. Крупської
Л.О. Новакова
“25” грудня 2003 р.
ІНСТРУКЦІЯ
по інвентаризації бібліотечних фондів у Донецькій ОУНБ ім. Н.К. Крупської
I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Робота по інвентаризації бібліотечних фондів регулюється Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематериальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України 30.10.98 № 90 та “Інструкцією з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України 17.07.2000 р. № 64; міждержавного стандарту “Бібліотечна статистика”, введеного з 01.01.2002 р.
1.2. Ця інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації бібліотечних фондів бібліотеки.
1.3. Інвентаризація бібліотечних фондів проводиться з метою забезпечення достовірності даних обліку шляхом зіставлення з фактичною наявністю документів у фонді.
1.4. Інвентаризації підлягають фонди структурних підрозділів або їх частини і проводяться за їх місцезнаходженням та з участю матеріально відповідальних осіб. Під час інвентаризації в обов’язковому порядку проводиться констатація наявності документів.
1.5. Основними завданнями інвентаризації є:
- виявлення фактичної наявності документів;
- встановлення відповідності документів обліковим документам;
- виявлення документів, що відсутні у фонді, встановлення причин їх відсутності;
- виявлення помилок у документах обліку, шифруванні документів та їх виправлення;
- виявлення документів, що не пройшли інвентаризацію та їх облік;
- перевірка правильності розстановки фонду;
- перевірка правильності оформлення видачі документів користувачам, виявлення заборгованості;
- виявлення документів, що не відповідають профілю комплектування фонду відділу, передача їх до інших структурних підрозділів та для перерозподілу між іншими бібліотеками;
- виявлення документів, що потребують ремонту, оправи, здійснення перешифрування;
- виявлення раніше вилучених документів;
- виявлення прогалин у комплектуванні.
1.6. Інвентаризації підлягають фонди всіх структурних підрозділів.
1.7. Структурні підрозділи цінні та документи, що дорого коштують, а також представленні на відкритому доступі перевіряють самостійно.
1.8. Інвентаризація бібліотечних фондів проводиться один у 5-10 років відповідно до перспективних і річних планів структурних підрозділів та бібліотеки.
1.9. Терміни проведення інвентаризації бібліотечних фондів залежать від обсягів та призначення. Інвентаризація фондів структурних підрозділів, що мають великий обсяг фондів, проводиться частинами.
1.10. При зміні посадової особи, що відповідає за фонд, а також у разі непередбачених та стихійних подій (пожежа, затоплення, грабіжництво тощо) інвентаризація проводиться поза планом за наказом директора бібліотеки.
II. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ
2.1. Для проведення інвентаризації наказом директора бібліотеки створюється комісія з числа працівників установи за обов’язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює директор бібліотеки або заступник. Наказом установлюються також терміни початку та закінчення робіт з проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів у обліку. До складу комісії входять: зав. відділом зберігання основного фонду (заст. голови), зав. відділом комплектування, зав. структурного відділу, фонд, якого підлягає інвентаризації, та 3 представники галузевих відділів, секторів.
2.2. У проведенні інвентаризації бібліотечного фонду приймають участь співробітники відділу, сектору, що перевіряється, допускається залучення представників інших структурних підрозділів.
2.3. Голова комісії керує інвентаризацією, заст. голови комісії складає план проведення інвентаризації, розподіляє роботу між членами комісії та співробітниками, перевіряє їх якість, веде облік роботи, проводить та оформлює підсумки інвентаризації, слідкує за виправленням помилок, виявлених у ході інвентаризації.
2.4. Інвентаризація бібліотечних фондів проводиться в три етапи: підготовка до інвентаризації, інвентаризація фонду, підведення підсумків та оформлення результатів інвентаризації.
2.5. Основними видами інвентаризації бібліотечних фондів є:
- інвентаризація за інвентарними книгами;
- інвентаризація за контрольними талонами та індикаторними картками.
2.6. Вибір виду інвентаризації та відміток про неї визначається комісією.
2.7. Перед проведенням інвентаризації проводиться інструктаж її учасників, готуються відповідні документи обліку (інвентарні книги, індикаторний каталог), а також відповідний інвентар (ручки, штемпелі, картки тощо), перевіряється розстановка видань на полицях.
2.8. У залежності від виду інвентаризації проводиться звірка титульного листка документа з інвентарною книгою або після написання контрольного талону – з індикаторним каталогом. Дані про документи, видані користувачам, беруться з облікових форми (формулярів користувачів, читацьких вимог, спеціальних журналів, протоколів електронної видачі користувачам в комп’ютерній бібліотечній програмі).
2.9. При співпаданні даних на документі ставиться прийнята відмітка про інвентаризацію.
2.10. Всі виявлені помилки у шифруванні документів підлягають виправленню.
2.11. У разі відсутності документа в інвентарній книзі або контрольному талоні ставиться відмітка – “немає на місці”, потім проводиться повторний розшук документів, до якого залучаються співробітники структурного фонду, де здійснюється інвентаризація.
2.12. З карток на документи, що не знайдені, складається картотека. Вона є підставою для підведення підсумків інвентаризації.
III. ОФОРМЛЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ
3.1. Інвентаризація бібліотечних фондів завершується складанням довідки та акту інвентаризації.
3.2. Акт підписується членами комісії, що проводили інвентаризацію.
3.3. Складені документи передаються директору бібліотеки.
3.4. Комісія разом із директором вирішують порядок регулювання інвентаризаційних різниць.
IV. ПОРЯДОК РЕГУЛЮВАННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЙНИХ РІЗНИЦЬ
4.1. Виявлені при інвентаризації розходження між обліковими документами та наявними у бібліотечному фонді регулюються у такому порядку:
- виявлені документи, що незаінвентаризовані, тобто у надлишку, підлягають інвентаризації та зарахуванню відповідно на збільшення фінансування бібліотеки з подальшим установленням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;
- втрата документів у межах, затверджених норм природних втрат списується за наказом директора на зменшення фінансування;
- нестача документів у межах затверджених норм природних втрат, а також втрати від псування (відсутності) документів у бібліотечному фонді відносяться на рахунок винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей;
- втрати і недостачі понад норми природних втрат документів бібліотечного фонду у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на зменшення фінансування.
4.2. У випадках стягнення втрат з винних осіб, заподіяних крадіжкою, недостачею або втратою, визначення сум збитків здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116 (11696-п) “Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей” та Закону України “Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей” (217/95-ВР).
4.3. При встановленні недостач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п’яти днів після встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подається цивільний позов.
4.4. Недостачі матеріальних цінностей понад норми природних втрат, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі та інше), а також, якщо конкретні винуватці не встановлені, то втрати від нерозкритих крадіжок, списуються з балансів на зменшення фінансування лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат в подальшому у наступному порядку:
- за кошторисами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, їхніх управлінь і відділів, виконавчих органів місцевих рад, незалежно від суми по кожному випадку недостач або псування матеріальних цінностей – відповідно, з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, начальників управлінь (відділів), голів виконавчих органів місцевих рад;
- за кошторисами бібліотеки, що утримується за рахунок бюджету:
а) на суму до 75 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян включно за кожним випадком недостач або псувань матеріальних цінностей – з дозволу керівника бібліотеки;
б) на суму від 75 до 150 неоподатковуваних мінімумів громадян включно за кожним випадком недостач або псування матеріальних цінностей – з дозволу керівника вищестоящої установи;
в) на суму понад 150 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян за кожним випадком недостач або втрат матеріальних цінностей – з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, голів виконавчих органів місцевих рад.
У документах, що бібліотека подає для оформлення списання недостач понад норми природних втрат і втрат від псування матеріальних цінностей, вказуються заходи, яких вжито задля попередження таких втрат.
