Затверджую:
Директор ДОУНБ ім. Н.К. Крупської
Л.О. Новакова
“15” січня 2004 р.
ІНСТРУКЦІЯ
про збереження бібліотечних фондів Донецької обласної універсальної наукової бібліотеки ім. Н.К. Крупської
І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Дана інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку організації збереження бібліотечного фонду Донецької обласної універсальної наукової бібліотеки ім. Н.К. Крупської.
1.2. Бібліотечний фонд – упорядкована сукупність документів, що формується бібліотекою відповідно до її завдань для збереження і надання у тимчасове користування за вимогами користувачів.
1.3. Бібліотечний фонд згідно з Конституцією України, Основами законодавства України про культуру, Законом України “Про внесення змін до Закону України “Про бібліотеки і бібліотечну справу” є культурним надбанням українського народу, не підлягає роздержавленню та приватизації і перебуває під охороною закону.
1.4. Збереження бібліотечного фонду як матеріальної та духовної цінності означає цілісність і незмінність фізичного стану документів, їх розміщення в спеціально пристосованих та обладнаних приміщеннях, забезпечення відповідного технологічного режиму утримання, додержання правил видачі та приймання документів, їх охорони в процесі формування та зберігання фонду.
1.5. Відповідальність за збереження бібліотечного фонду покладається на дирекцію, працівників бібліотеки у відповідності з їх посадовими обов’язками, комісію по списанню документів бібліотечного фонду, користувачів бібліотеки.
ІІ. ЗБЕРІГАННЯ ФОНДУ В ПРОЦЕСІ ФОРМУВАННЯ
2.1. Важливою складовою частиною збереження бібліотечного фонду є його облік – комплекс операцій, що забезпечують одержання точних відомостей про обсяг, склад і рух бібліотечного фонду. Облік бібліотечного фонду здійснюється згідно з “Інструкцією з обліку бібліотечного фонду Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської, “Технологічною інструкцією обліку, обробки та видачі документів на нетрадиційних носіях інформації (дискетах, CD-ROM)” (2003 р.), технікою роботи обласної бібліотеки. Облік цінних і рідкісних документів здійснюється згідно з “Інструкцією про порядок відбору рукописних книг, рідкісних і цінних видань бібліотечних фондів до Державного реєстру національного культурного надбання”, затвердженою Наказом Міністерства культури і мистецтв України № 708 від 20.11.2001 р.
2.2. Всі документи, що надійшли до бібліотеки, приймаються відділом комплектування фонду за супровідними документами (накладною, розрахунковою фактурою, відвантажувальною специфікацією) або актом про надходження документів до бібліотеки і штемпелюються. На кожну партію заповнюється диспетчерський лист.
2.3. На підставі супровідного документа здійснюється документальне оформлення надходження кожної партії документів для чого робиться запис у I частині Книги сумарного обліку бібліотечного фонду. Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської.
2.4. Документи, що підлягають індивідуальному обліку, реєструються в інвентарній книзі відділом комплектування фонду, документи іноземними мовами – відділом документів іноземними мовами, внаслідок чого кожний документ одержує індивідуальний інвентарний номер, який іншим документам вже не присвоюється.
2.5. Книги сумарного обліку фонду, інвентарні книги зберігаються в окремому приміщенні в закритих шафах. Доступ до них працівникам інших структурних підрозділів бібліотеки заборонено. Доступ до баз даних сумарного та інвентарного обліку фонду регулюється посадовими інструкціями працівників.
2.6. Відділ комплектування фондів про нові надходження звітує перед бухгалтерією, де всі документи, які підлягають індивідуальному обліку, беруться на балансовий облік. Щоквартально відділ звіряє кількість і вартість документів, записаних в інвентар, з даними бухгалтерії.
2.7. Після закінчення облікових операцій партія документів на підставі диспетчерського листа надходить до відділу обробки документів і організації каталогів.
2.8. Відділ обробки документів і організації каталогів після опрацювання документів передає партію відділу зберігання основного фонду. Передача партії фіксується у спеціальному журналі.
2.9. Відділ зберігання основного фонду відповідно до розподілу партії здійснює видачу документів до підсобних фондів структурних підрозділів бібліотеки. Отримання документів підтверджується на карточці індикаторної картотеки підписом завідуючого структурним підрозділом або іншої матеріально відповідальної особи.
2.10. Відповідність за ведення індикаторної картотеки на підсобні фонди структурних підрозділів бібліотеки покладається на відділ зберігання основного фонду і доступ до неї співробітникам інших відділів заборонено.
2.11. Відвідування відділів комплектування фонду, обробки документів і організації каталогів, зберігання основного фонду працівниками інших структурних підрозділів бібліотеки дозволяється лише у разі виробничої потреби та у присутності працівників відділів.
2.12. Право доступу до службового (генерального) алфавітного каталогу надається відділам обробки документів і організації каталогів, інформаційно-бібліографічному, сектору комплексного обслуговування підприємств та МБА окремим працівникам інших структурних підрозділів, закріплених наказом директора.
2.13. Відповідальність за збереження фонду у технологічному циклі комплектування, обробки та розміщення документів покладається на завідуючих відділами комплектування фонду, обробки документів і організації каталогів, зберігання основного фонду.
ІІІ. ЗБЕРЕЖЕННЯ ФОНДУ В ПРОЦЕСІ ЗБЕРІГАННЯ
3.1. Документи, що надійшли до підсобних фондів структурних підрозділів бібліотеки, розміщуються у фондосховищах – ізольованих, спеціально обладнаних для цього приміщеннях.
3.2. Структурні підрозділи – фондоутримувачі здійснюють сумарний облік підсобного бібліотечного фонду.
3.3. На цінні та рідкісні документи, що зберігаються у підсобних фондах, створюються індикаторні картотеки.
3.4. У структурних підрозділах для розміщення фондів використовуються систематично-алфавітна, алфавітно-хронологічна, форматно-нумераційна, інвентарна розстановки документів.
3.5. Контроль за дотриманням правил розстановки і фізичним станом фонду здійснюється структурними підрозділами – фондоутримувачами постійно.
3.6. До фондосховищ не допускаються сторонні особи, у разі виробничої потреби працівники інших структурних підрозділів можуть знаходитись у фондосховищі у присутності працівника відділу-фондоутримувача. Забороняється залишати приміщення, де зберігаються документи, без нагляду, проводити у фондосховищах збори і наради, заходи, не пов’язані з діяльністю бібліотеки. У неробочий час у разі виробничої потреби адміністрація має право входити до фондосховищ за узгодженням із завідуючими структурними підрозділами та у присутності двох працівників бібліотеки. Після закінчення роботи приміщення фондосховищ підлягають опломбуванню.
3.7. Структурні підрозділи-фондоутримувачі для встановлення фактичної наявності документів здійснюють планові перевірки фондів згідно з “Інструкцією по інвентаризації бібліотечних фондів Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської” (2003 р.). Перевірка бібліотечного фонду проводиться відповідно до перспективного та річних планів роботи. Періодичність перевірок фондів структурних підрозділів встановлюється директором бібліотеки, але не рідше ніж 1 раз на 5-10 років. Перевірка, що здійснюється з зв’язку із зміною завідуючого структурним підрозділом, зараховується як планова (чергова).
3.8. При зміні завідуючого структурним підрозділом здавання і приймання бібліотечного фонду здійснюється на підставі відповідного акту, затвердженого директором.
3.9. Виключення документів з фонду бібліотеки здійснюється згідно з “Інструкцією про порядок списання бібліотечного фонду Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської” (2004 р.). Відповідальність за додержання всіх вимог щодо виключення документів бібліотечного фонду покладається на відвідуючих структурними підрозділами – фондоутримувачами, Комісію по списанню документів бібліотечного фонду Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської, директора.
3.10. Організація передачі та обміну документами з фондів секторів депозитарного відбору і збереження, обмінного і резервного фонду регламентується “Інструкцією про організацію передачі та обміну документами між бібліотеками України”, затвердженою наказом Міністерства культури і мистецтв України № 385 від 08.07.1996 р. та “Положенням про систему депозитарного зберігання бібліотечних фондів України”, затвердженим наказом Міністерства культури і мистецтв України № 570 від 02.12.1996 р., положеннями про сектор обмінного і резервного фонду, про сектор депозитарного відбору і збереження документів.
IV. УМОВИ УТРИМАННЯ БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ. ТЕХНОЛОГІЧНІ ЧИННИКИ ЗБЕРІГАННЯ
4.1. З метою попередження ушкодження документів в бібліотеці створюється відповідний фізико-хімічний, біологічний, санітарно-гігієнічний режим зберігання бібліотечного фонду, впроваджуються заходи протипожежної безпеки згідно ДСТ 7.50-84 «Хранение документов в фондах библиотек и органов НТИ. Общие требования», ДСТ 7.68-95 «СИБИД. Фоно и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению», ДСТ 7.48-90 «Консервация документов. Основные термины и определения», ДСТ 12.044-91 «Пожарная безопасность. Общие требования».
4.2. Відповідальність за створення належних умов зберігання фонду покладається на директора та адміністративно-господарчий відділ бібліотеки, які мають забезпечити:
- безперебійну та безаварійну роботу всіх вентиляційних, опалювальних систем, систем кондиціювання повітря, електромережі, комп’ютерної мережі, вантажного підйомника (ліфта), ксерокопіювальної техніки, турнікету;
- захист документів від шкідливого впливу сонячного світла, дотримання у фондосховищах відповідної температури та вологості повітря, належного санітарно-гігієнічного режиму;
- щоденне вологе прибирання приміщень, щомісячне проведення санітарних днів;
- проведення поточних ремонтних робіт, додержання у належному стані покрівлі, віконних рам, дверей та замків будівлі бібліотеки;
- функціонування автоматизованої системи пожежної сигналізації і оснащення всіх фондосховищ вогнегасниками з розрахунку один на 100 кв. м площі підлоги, але не менш одного на окреме приміщення;
- обробку дерев’яних конструкцій будівлі вогнестійкими речовинами;
- своєчасне проведення інструктажів працівників бібліотеки щодо правил противопожежної безпеки; здійснення контролю за їх дотриманням;
- проведення профілактики біопошкоджень документів, знищення шкідників, регулярне здійснення дезинфекції та дезинсекції приміщень фондосховищ засобами міської санепідстанції;
- здійснення кваліфікованого ремонту або реставрації ушкоджених документів, оправлення книг і періодичних видань;
- охорону приміщення бібліотеки в нічний час охоронцями.
4.3. Усунення незначних пошкоджень документів (вклеювання аркушів або зошитів, що випали, ліквідація розривів на полях, відновлення відсутніх аркушів за допомогою ксеропіювальної техніки тощо) здійснюється структурними підрозділами-фондоутримувачами самостійно.
4.4. Структурні підрозділи-фондоутримувачі один раз на рік влітку проводять гігієнічну обробку документів підсобного фонду пилососом, вологими марлевими тампонами, змоченими у розчині формаліну.
V. ЗБЕРЕЖЕННЯ ФОНДУ В ПРОЦЕСІ ВИКОРИСТАННЯ
5.1. Використання бібліотечного фонду регламентується “Правилами користування Донецькою ОУНБ ім. Н.К. Крупської” (2003 р.)
5.2. Вхід користувача до бібліотеки і його вихід здійснюються за читацьким квитком через турнікет; реєстрація відвідування, видачі та повернення документів, санкціонування права користувача на винесення документів з бібліотеки відбувається в автоматизованому режимі відповідно до “Технологічної інструкції оформлення документів та відвідування користувачів Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської (2004 р.), “Технологічної інструкції обслуговування користувачів міського абонемента Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської” (2004 р.), “Технологічної інструкції обслуговування користувачів за формою читального залу Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської (2004 р.).
5.3. Забороняється пропускати до бібліотеки користувачів, які не здали у гардероб верхній одяг, портфелі або сумки, документи, що не належать бібліотеці.
5.4. Користувачі, які не мають навичок відповідального користування бібліотечним фондом, повинні пройти навчання в школі “Новий читач”.
5.5. Забороняється видавати користувачам, працівникам бібліотеки документи, видача яких не зафіксована в облікових документах (у формулярі читача, на бланку читацької вимоги, на індикаторній карточці) за підписом одержувача документів.
5.6. Контроль за винесенням користувачами документів за межі бібліотеки здійснюється сектором реєстрації користувачів, статичного обліку і контролю.
5.7. При одержанні документів користувач зобов’язаний перевірити їхню кількість та наявність пошкоджень і в разі виявлення дефектів попередити про це бібліотекаря, який має зробити на документі відповідну позначку.
5.8. При поверненні документів бібліотекар зобов’язаний перевірити їхню кількість та наявність пошкоджень. Відповідальність за пошкодження документа несе сторона, яка не виконала вимоги п. 5.7 або п. 5.8 інструкції.
5.9. Збереження документів, отриманих по МБА, регламентується ДСТ 7.31-89 «Единая государственная система межбиблиотечного абонемента. Общие требования».
5.10. Структурні підрозділи-фондоутримувачі постійно слідкують за своєчасним поверненням документів користувачами, абонементами МБА, працівниками бібліотеки та вживають заходів щодо ліквідації заборгованості.
5.11. Організація видачі документів до структурних підрозділів регламентується “Інструкцією про взаєморазрахунки відділів бібліотеки з відділом зберігання основного фонду Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської” (2004 р.).
5.12. Відповідальність за збереження документів, представлених на виставках, переглядах літератури, інших заходах з популяризації фонду бібліотеки, покладається на працівників структурних підрозділів-організаторів заходу.
VI. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ЗБЕРЕЖЕННЯ ФОНДУ
6.1. Відповідальність користувачів бібліотеки.
6.11. Відповідальність користувачів за збереження бібліотечного фонду регламентується “Правилами користування Донецькою ОУНБ ім. Н.К. Крупської”, чинними законодавчими актами, Кримінальним кодексом України. Підпис користувача в обліковому документі (в читацькому формулярі; на бланку читацького замовлення, індикаторній карточці) за кожний одержаний документ покладає на нього правову відповідальність за збереження бібліотечного фонду.
6.12. У відповідності до законодавства України особи, які заподіяли шкоду фонду бібліотеки, несуть за це матеріальну, кримінальну або іншу відповідальність.
6.13. Види ушкоджень фонду, що можуть бути заподіяні користувачами: несвоєчасне повернення взятих документів (заборгованість), пошкодження матеріальної основи документа, втрата, присвоєння (неповернення до бібліотеки), крадіжка або несанкціоноване винесення документів за межі бібліотеки за своїм або чужим читацьким квитком, санкціоноване отримання документів за чужим читацьким квитком (підробка) тощо.
6.14. За несвоєчасне повернення документів до бібліотеки користувач оплачує несанкціоноване продовження терміну користування документами за кожний примірник і за кожний день затримання згідно з калькуляцією за “Тарифами на платні послуги Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської”.
6.15. Користувач, який втратив або пошкодив документ з фонду бібліотеки, повинен замінити його аналогічним або документом, визнаним бібліотекою рівноцінним, чи його копією. При неможливості здійснити таку заміну робиться кратне грошове відшкодування його вартості. Розмір відшкодування визначається комісією по списанню документів бібліотечного фонду в залежності від реальної цінності документа.
6.16. Компенсація шкоди, заподіяної бібліотечному фонду, відшкодовується користувачами добровільно або у судовому порядку.
6.17. За неповернення, крадіжку або винесення документів за межі бібліотеки за чужим читацьким квитком користувачі несуть кримінальну відповідальність.
6.18. За порушення правил користування бібліотечним фондом та заподіяну йому шкоду користувач позбавляється права відвідувати бібліотеку на термін, визначений адміністрацією. Матеріали про кримінальне порушення цілісності бібліотечного фонду можуть бути передані до суду згідно з чинним законодавством України. Матеріали про користувачів-порушників передаються для відома та розгляду за місцем їх роботи або навчання.
6.2. Матеріальна відповідальність працівників бібліотеки
6.21. Матеріальна відповідальність працівників бібліотеки регламентується Кодексом України про працю, загальним законодавством, що регулює матеріальну відповідальність робітників і службовців за завданий ними державним та громадським установам збиток, угодою про колективну матеріальну відповідальність працівників структурних підрозділів-фондоутримувачів з адміністрацією бібліотеки.
6.22. Відповідальність за збереження фонду несуть працівники бібліотеки, що мають доступ до нього, за наявністю їхньої вини, якщо збитки були спричинені недбалим ставленням до роботи, порушенням правил обліку, організації, видачі документів, невжиттям необхідних заходів до своєчасного повернення користувачами документів до бібліотечного фонду тощо.
6.23. Працівники бібліотеки, які заподіяли збиток бібліотечному фонду, несуть певну, або повну матеріальну відповідальність у розмірі прямого дійсного збитку, але не вище своєї середньої місячної ставки.
6.24. У випадках, коли конкретного винуватця не встановлено, відповідальність за виявлену недостачу покладається на всіх працівників структурного підрозділу, що мають доступ до фонду.
6.25. Недостачі матеріальних цінностей, виявлені в результаті інвентаризації: понад норми природних втрат, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі та інше), а також, коли конкретні винуватці не встановлені (втрати від нерозкритих крадіжок тощо), списуються з балансів лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому в такому порядку:
а) за кожним випадком недостач або псувань матеріальних цінностей на суму до 2500 гривень включно – з дозволу директора бібліотеки;
б) за кожним випадком недостачі або псування матеріальних цінностей на суму від 2500 до 5000 гривень включно – з дозволу начальника управління культури облдержадміністрації;
в) за кожним випадком недостачі або псування матеріальних цінностей на суму понад 5000 гривень – з дозволу керівника центрального органу виконавчої влади або іншого головного розпорядника бюджетних коштів, голови обласної державної адміністрації.
У документах, які подаються для оформлення списання недостач понад норми природних втрат і втрат від псування матеріальних цінностей, передбачаються заходи, яких вжито задля попередження таких втрат.
6.26. Повну матеріальну відповідальність бібліотекарі несуть у випадку, коли нестача документів викликана діями, що переслідуються у кримінальному порядку, тобто коли встановлено факти розкрадання документів або сприяння розкраданню фонду безпосередньо працівниками.
6.27. Директор бібліотеки, його заступники, завідуючі структурними підрозділами та їх заступники несуть матеріальну відповідальність у розмірі заподіяного з їхньої вини збитку, але не вище свого середнього місячного заробітку, якщо збиток бібліотеці заподіяно надмірними грошовими витратами, неправильною постановкою обліку і зберігання фондів, невжиттям необхідних заходів до запобігання їх розкраданню, знищенню і псуванню.
6.28. Відшкодування працівником збитку в розмірі, що не перевищує його середнього місячного заробітку, проводиться згідно з наказом директора бібліотеки, а директором і його заступниками – за розпорядженням управління культури облдержадміністрації шляхом утримання із заробітку. Наказ директора бібліотеки чи розпорядження управління культури має бути видано не пізніше двох тижнів з часу виявлення заподіяного збитку та надісланий для виконання не раніше як через сім днів після того дня, коли було повідомлено про це працівникові. У випадку незгоди працівника з фактом або розміром утримання, трудовий спір, за його поданням, може бути розглянуто комісією з трудових спорів профспілкового комітету або вирішено в судовому порядку.
6.30. За умови, якщо було виконано всі правила розміщення та збереження бібліотечного фонду, з бібліотекаря не стягується вартість документів, що зникли з відкритого доступу.
6.31. Матеріальна відповідальність не покладається на бібліотечних працівників, якщо збиток бібліотечному фонду спричинено через відсутність умов, необхідних для нормальної роботи і забезпечення повного зберігання дорученого їм майна та в інших випадках відсутності їхньої вини.
