З А Т В Е Р Д Ж У Ю:
Директор Донецької ОУНБ
ім. Н.К. Крупської
Л.О. Новакова
“15” січня 2004 р.
ТЕХНОЛОГІЧНА ІНСТРУКЦІЯ
обслуговування користувачів за формою читального залу в Донецькій ОУНБ ім. Н.К. Крупської
І. Основні положення
1.1.Загальні вимоги щодо правил користування читальними залами визначено в “Правилах користування Донецькою ОУНБ ім. Н.К. Крупської” від 27 лютого 2003 р.
1.2. Інструкція визначає технологію обслуговування користувачів у бібліотеці за формою читального залу.
1.3. Обслуговування користувачів здійснюється з використанням комп’ютерної програми UniLib.
ІІ. Визначення користувачів, що обслуговуються за формою читального залу
2.1. Реєстрацію, оформлення, видачу читацьких квитків та пропуск користувачів здійснює сектор реєстрації, статистичного обліку та контролю (СРК) відповідно до технологічної інструкції оформлення документів користувачів бібліотеки.
2.2. Користувачі у відділах обслуговуються на підставі читацьких квитків і разових квитків, виданих СРК. Не дозволяється обслуговування користувачів та видача документів з квитками “масовий захід” та “гість”.
2.3. Користувачі, які не пройшли перереєстрацію або мають поточну заборгованість протягом місяця, пропущені СРК до бібліотеки та попереджені про необхідність перереєстрації, обслуговуються відповідно до даної інструкції з внесенням ручної статистики обслуговування користувачів.
2.4. Користувачі, які мають у базі даних червону позначку “Заборонено обслуговування” мають право здати документи, сплатити пеню або здійснити інші заходи щодо ліквідації заборони. Такі користувачі не обслуговуються за формою читального залу. Про причину заборони користувач дізнається у СРК. Бібліотекар для себе може з’ясувати причину заборони у полі “Нотатки”.
ІІІ. Порядок заповнення читацької вимоги
3.1. Обслуговування користувачів здійснюється на підставі читацької вимоги відповідного зразка, що заповнюється користувачем з використанням даних системи каталогів та картотек бібліотеки, в тому числі і електронного каталогу, чітким і розбірливим почерком.
3.2. Читацька вимога повинна включати відомості про документ: шифри, інвентарний номер, автор, заголовок, місце, рік видання, відомості про користувача: № читацького квитка, прізвище і підпис користувача, дату. Читацька вимога на журнал, газету повинна включати відомості про документ: назву, рік, №, для газет – дату, відомості про користувача: № читацького квитка, прізвище і підпис користувача, дату.
3.3. Бланк читацької вимоги користувач може придбати в касі бібліотеки або заповнити на аркуші паперу відповідного розміру 10 см х 7 см. Бланки інших розмірів для виконання замовлення бібліотекарем не приймаються.
3.4. Консультаційну допомогу щодо оформлення читацької вимоги на документи користувачі отримують у залі каталогів.
3.5. Бібліотекар залу каталогів навчає та допомагає користувачам використовувати електронний каталог.
3.6. Користувачі без заповнених бланків читацької вимоги не обслуговуються у відділах бібліотеки.
3.7. На документи, переглянуті з відкритого доступу, книжкових виставок, вимога подається користувачем після перегляду документів.
3.8. Співробітники бібліотеки у відділах, секторах обслуговуються на загальних підставах як користувач бібліотеки з використанням облікових документів: читацької вимоги або формуляра та протоколів обслуговування користувача, індикаторних карток.
IV. Шлях читацької вимоги в процесі її виконання
4.1.Виконання читацьких вимог здійснюється в структурних підрозділах відповідно до тематики замовлення.
4.2. Бібліотекар ретельно переглядає вимогу в присутності користувача, перевіряє наявність всіх елементів, необхідних для пошуку, та відомостей про користувача і його підпису.
4.3. Впевнившись, що документ за галузевим або видовим складом може бути представлений у структурному підрозділі, бібліотекар перевіряє наявність замовленого документа у підсобному фонді.
4.4. Виконавши замовлення у підсобному фонді, бібліотекар перевіряє відповідність документа читацькій вимозі, у разі заміни документа на ідентичне з іншим інвентарним номером у вимогу вносяться зміни щодо інвентарного номера. У разі заміни документа іншим користувач повинен заповнити нову читацьку вимогу. Документ також перевіряється на наявність пошкоджень.
4.5.Одержуючи видання, користувач здає бібліотекарю читацький квиток. Бібліотекар сканує або набирає номер читацького квитка в електронній базі, відкриває протокол обслуговування користувача та здійснює електронну видачу документів шляхом сканування штрихкоду або внесення інвентарного номера документа. Якщо документ відсутній в електронній базі даних, бібліотекар повинен внести шляхом ручної статистики відомості про видачу документа за галуззю знань та мовною ознакою і зробити помітку на вимозі, що документ потребує внесення до електронного каталогу.
4.6. Читацький квиток разом із читацькими вимогами вкладується у відповідне гніздо дошки обслуговування користувачів, а користувачу видається номерок та документи.
4.7. Для вивчення ефективності використання фонду бібліотеки бібліотекар проставляє дату видачі документа на листку повернення документів.
4.8. У разі відсутності замовленого користувачем документа у підсобному фонді, бібліотекар передає за бажанням користувача читацьку вимогу у відділ зберігання основного фонду, для чого проставляє назву структурного підрозділу, час передачі читацької вимоги, особистий підпис та номер полиці, на яку прийде документ. Бібліотекар бере у користувача читацький квиток, сканує або набирає його номер і здійснює відмітку про відвідування шляхом ручної статистики, вкладає квиток у гніздо та видає користувачу номерок.
4.9. Якщо бібліотекар за читацькою вимогою визначає необхідність перенаправлення користувача до іншого відділу, то він повідомляє назву відділу, куди треба звернутись за документом.
4.10.Користувач, якому потрібні документи з декількох структурних підрозділів залишає читацький квиток там, де вперше отримано документи і отримує картку на обслуговування в іншому підрозділі, в якій бібліотекар вказує номер читацького квитка, дату та проставляє штамп відділу, сектора, що є разом із номерком підставою для отримання документів в іншому підрозділі.
4.11. Бібліотекар відділу зберігання основного фонду (ЗОФ) переглядає читацькі вимоги, сортує відповідно до місцезнаходження і перевіряє наявність замовленого документа на полиці.
4.12.У разі наявності документа, бібліотекар встановлює відповідність документа читацькій вимозі, перевіряє документ на наявність пошкоджень, і оформлює видачу на індикаторній картці, проставляючи абревіатуру підрозділу, куди видається документ, та дату видачі.
4.13. При отриманні документа із ЗОФ бібліотекар підрозділу, що замовив документ, проставляє на індикаторній картці свій особистий підпис. Якщо документ має іншій інвентарний номер ніж у вимозі, то бібліотекар структурного підрозділу вносить зміни у вимогу. Бібліотекар відділу ЗОФ розставляє індикаторні картки у картотеки щоденної видачі відповідного відділу, сектора.
4.14. Якщо документ лише частково відповідає читацькій вимозі, то бібліотекарем ЗОФ на ній ставиться помітка “умовно”.
4.15. У разі відсутності замовленого документа на полицях, бібліотекар відділу ЗОФ виконує довідку щодо встановлення фондоутримувача документа за індикатором, картотеками щоденної видачі підрозділам, абонементом співробітників бібліотеки, після чого на читацькій вимозі проставляється позначка про місцезнаходження документа. Ці вимоги зараховуються як відмовлення з причини “зайнято”.
4.16. Після з’ясування, що документ належить або виданий іншому підрозділу, співробітнику, бібліотекар відділу ЗОФ передає вимогу до підрозділу, що замовив документ для повідомлення користувачу про місцезнаходження документа або “зайнято іншим користувачем”.
4.17.Якщо замовлений документ видано за абонементом співробітників, бібліотекар відділу ЗОФ терміново вживає заходи щодо повернення документа і повідомляє користувача через відділ обслуговування про можливу дату отримання замовленого документа. Співробітник повинен негайно повернути документ.
4.18. Якщо місцезнаходження замовленого документа не встановлено, читацька вимога зараховується як відмовлення з причини “відсутній на місці з невідомих причин”. Бібліотекар відділу ЗОФ проводить ретельний розшук документа за допомогою електронного каталога та системи інших каталогів бібліотеки, облікових документів та на полицях книгосховища.
4.19. У випадку, коли документ, замовлений користувачем, за обліковими документами є вилученим, бібліотекар передає відомості про документ до відділу обробки документів для вилучення картки із читацьких каталогів та електронного каталога.
4.20. Якщо на читацькій вимозі є позначка “депозитарне зберігання” (ДЗ), то бібліотекар відділу ЗОФ перевіряє документ за індикатором підсобного фонду сектора депозитарного відбору і збереження документів (ДЗ) та виконує замовлення.
4.21. Бібліотекар відділу ЗОФ оформлює видачу документів ДЗ відповідно до пп. 4.12, 4.13 даної інструкції.
4.22. Документи відділу ЗОФ у структурних підрозділах розкладаються на полиці відповідно до номера, вказаного на читацькій вимозі і видаються відповідно до пп. 4.5 та 4.6 даної інструкції.
4.23. Отримуючи документи від користувачів, бібліотекар звіряє документи з читацькою вимогою, перевіряє на наявність пошкоджень. У разі виявлення пошкоджень діє згідно з “Правилами користування бібліотекою Донецькою ОУНБ ім.Н.К.Крупської” від 27 лютого 2003 р. та “Тимчасової інструкцією щодо збереження бібліотечних фондів у Донецькій ОУНБ ім. Н.К. Крупської”, від 15 січня 2004 р. Якщо пошкоджень не виявлено, бібліотекар сканує номер читацького квитка або набирає його номер, відкриває протокол обслуговування і відмічає повернення документів і повертає користувачу читацький квиток. При відсутності штрихкоду документ відкладається для штрих кодування. Його інвентарний номер додається до списку інвентарних номерів, що у кількості 65 передається у ВАБП на друкування штрихкодів, які потім наклеюються на документи. Вимоги на документи, що відсутні в електронному каталозі, передаються до відділу обробки для їх внесення до нього.
4.24. Після повернення документів читацькі вимоги збираються і в кінці дня зв’язуються та зберігаються протягом 1 року, після чого списуються за актом та підлягають знищенню.
4.25. Повернуті документи структурного підрозділу повертаються до фонду, а документи відділу ЗОФ повертаються до ЗОФ наступного дня до початку обслуговування користувачів.
4.26.Читацькі вимоги на періодичні видання, спецвиди, ноти, кінофотофонодокументи, стандарти, літературу іноземними мовами, документи на нетрадиційних носіях інформації задовольняються у відповідних відділах і заповнюються за допомогою електронного каталога та каталогів і картотек бібліотеки та структурних підрозділів.
4.27. У тому випадку, якщо періодичне видання замовлене користувачем, зберігається в іншому відділі бібліотеки, користувач бібліотекарем перенаправляється у відповідний відділ.
4.28. Видача документів, вказаних у п. 4.27, здійснюється відповідно до пп. 4.5 та 4.6 даної інструкції.
4.29. Читальні зали, що мають частину фонду для форми обслуговування як абонемент у своїй роботі керується технологічною інструкцією обслуговування користувачів міського абонемента Донецької ОУНБ ім. Н.К. Крупської від 15 січня 2004 р.
V. Правила обслуговування користувачів у нестандартних ситуаціях та терміни прийому читацьких вимог в кінці робочого дня
5.1.Читацькі вимоги користувачів приймаються у відділах до 17 годин 35 хвилин, у ЗОФ до 17 годин 15 хвилин, за винятком вимог для відкладання на бронєполиці.
5.2. Видача документів припиняється після дзвінка о 17 годині 45 хвилин і ведеться тільки прийом документів.
5.3. У разі ушкодження комп’ютера або програми і неможливості обслуговування користувачів, оголошується технологічна перерва для усунення причин ушкодження.
5.4. У разі неможливості обслуговування користувачів в електронному режимі через технічні причини, користувачі обслуговуються у традиційному режимі із веденням облікових документів для внесення статистичних даних обслуговування користувачів. Читацькі вимоги на прийняті документи від користувачів відкладаються і знімаються з протоколу обслуговування користувачів після відновлення роботи комп’ютерної програми.
5.5. У разі відключення воріт через технічні причини, системний адміністратор повинен відключити в програмі функцію воріт і проінформувати структурні підрозділи про облік статистичних даних обслуговування користувачів шляхом ручної статистики комп’ютерної програми.
VI. Порядок роботи з обхідними листками
6.1.Користувачі з обхідними листками подають читацький квиток, бібліотекар перевіряє наявність заборгованості. У разі її відсутності проставляє в обхідному листку штамп відділу, дату, підпис у графі “Донецька ОУНБ”.
6.2. В обхідних листках користувачів, що подають квиток “Гість”, бібліотекар структурного підрозділу проставляє штамп відділу, дату, підпис у графі Донецька ОУНБ.
