ІНСТРУКЦІЯ
по організації передачі та обміну документами
між бібліотеками через обмінний фонд
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Робота по організації передачі та обміну документами між бібліотеками з обмінного фонду бібліотеки здійснюється на підставі “Інструкції про організацію передачі та обміну документами між бібліотеками України”.
1.2. Згідно із ст.. 18 Закону України “Про бібліотеки і бібліотечну справу бібліотекам надається право передавати з обмінного фонду безкоштовно або шляхом еквівалентного обміну документи іншим бібліотекам, організаціям, установам. Право вибору форми передачі документів надається директору бібліотеки.
1.3. Обмінний фонд функціонує самостійно, на баланс бібліотеки не береться. Цей фонд діє на правах сектора при відділі комплектування бібліотеки. Його структура, штати визначаються директором у залежності від обсягу фондів, щорічних операцій по обміну з розрахунку існуючих нормативів на бібліотечні процеси.
2. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ОБМІННОГО ФОНДУ, ЙОГО ОБЛІК, ЗБЕРІГАННЯ
2.1. Формування обмінного фонду відбувається з надходжень з фонду Донецької ОУНБ (дублетні, непрофільні видання), з ЦБС Донецької області, інших бібліотек України, бібліотек інших країн, з різних установ, організацій, від приватних осіб як дарунок.
2.2. Відбір літератури до обмінного фонду здійснюється працівниками сектору обмінного фонду безпосередньо в бібліотеках, установах, організаціях або у приватних осіб, а також по спискам-інформаціям різних бібліотек.
2.3. Обмінний фонд на баланс бібліотеки не береться.
2.4. Прийом документів до фонду здійснюється на підставі супроводжувальних документів (акту, рахунку, накладної). У разі відсутності супроводжувального документу складається акт на прийом літератури. Форма акту додається. Акти реєструються в книзі запису актів і є формою індивідуального обліку фонду.
2.5. Всі книги, що надійшли до обмінного фонду штемпелюються штампом “Обмінний фонд”. Якщо на книзі є печатка іншої бібліотеки або установи ця печатка закреслюється і становиться печатка обмінного фонду.
2.6. Облік документів, що надійшли до обмінного фонду здійснюється на підставі супроводжувальних документів, актів в 1 частині “Надходження у фонд” книги сумарного обліку.
2.7. Обмін документами здійснюється шляхом безпосереднього відбору документів представниками бібліотек або згідно з їх попередніми замовленнями за бібліографічними списками чи окремими заявками. Передача документів з обмінного фонду оформлюється актом (додається). Документи передаються представникові бібліотеки на підставі офіційного доручення на їх отримання. В акті передачі обов’язково вказується номер і дата видачі доручення. Поштове відправлення документів проводиться за рахунок замовлення з направленням двох примірників актів, один з яких повертається бібліотеці – відправнику з підписом бібліотекаря про отримання, скріпленим печаткою бібліотеки.
2.8. Обмінні операції безпосередньо між бібліотеками здійснюються на взаємовигідних умовах (безкоштовно, документ за документ та ін.). Вирішення умов передачі знаходиться в компетенції директора бібліотеки.
2.9. Документи з обмінного фонду не передані до основного фонду бібліотеки, не замовлені бібліотеками протягом одного року після розсилки інформаційних списків вилучаються. Документи, що не підлягають вилученню, зберігаються постійно і періодично включаються в обмінні процеси.
2.10. Облік переданих і вилучених документів здійснюється на підставі актів 2 частини “Вибуття з фонду” книги сумарного обліку.
2.11. Рух обмінного фонду відображається щоквартально в ІІІ частині книги сумарного обліку. В книзі сумарного обліку ціна не проставляється. В разі передачі документів за плату вартість визначається по номінальній вартості, а при її відсутності документ оцінюється бібліотекарем.
Обговорена й затверджена радою при директорі 20 вересня 1999р.
Copyright (c) 2001 Donetsk State Library